GDPR - zásady zpracování osobních údajů

Výbor SK HFP Prostějov z.s. (dále jen „klub“) vydává tento vnitřní předpis informující členy spolku, smluvní partnery a třetí osoby o způsobu zpracování osobních údajů v rámci činnosti klubu v kontextu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (General Data Protection Regulation neboli „GDPR“).SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 I. Správcem osobních údajů je klub, tedy:

SK HFP Prostějov z.s., Dr. Horáka 1286/2, 79601 Prostějov, IČ: 075 22 991.

Kontaktní osobou ve věci zpracování osobních údajů je člen výboru:

Miroslav Zacpal, tel. 792 218 278, email: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.

II. Jaké osobní údaje klub zpracovává:

Klub zpracovává především:

identifikační údaje sloužící k identifikaci subjektu, aby nemohl být zaměněn s jinou osobou:

- u členů klubu (dětí a zákonných zástupců), trenérů a dalších zaměstnanců klubu se jedná zejména o jméno a příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, IČ, DIČ:

- u dalších subjektů vstupujících do smluvního vztahu s klubem mohou být identifikačním údajem vyjma výše uvedených i údaje o jejich profesní kvalifikaci, dosaženém vzdělání, čísla bankovních účtů, přístupová uživatelská jména a hesla v rámci elektronické komunikace apod..

 Kontaktní údaje umožňující klubu efektivně komunikovat se subjektem:

- telefonní číslo, faxové číslo, e-mailová adresa.

- smluvní údaje nezbytné k tomu, aby klub mohl plnit své smluvní závazky.

- záznamy elektronické komunikace, tedy především e-mailů, jejichž obsah je důvěrný a je využíván výhradně pro plnění právních povinností klubu a zajištění oprávněných zájmů jeho členů.

- fotografie, obrazové a zvukové záznamy dětí/hráčů, jejich zákonných zástupců, trenérů a dalších osob pořízené výlučně v rámci činnosti klubu, tedy při trénincích, utkáních, turnajích, soustředěních a dalších klubových akcích.

III. Zdroj zpracovávaných údajů

 Zdrojem údajů je především subjekt sám, který je sděluje klubu zejména takto:

– členové spolku při podání přihlášky ke členství.

– trenéři, zaměstnanci klubu, smluvní partneři v rámci vzniku pracovněprávního poměru či smluvního obchodního vztahu s klubem.

 Souhlas se zpracováním osobních údajů dle těchto Zásad uděluje subjekt údajů podpisem přihlášky ke členství v klubu či podpisem listiny zakládající smluvní/právní vztah s klubem.

 Další osobní údaje získává klub z veřejně dostupných rejstříků a databází, a v rámci sportovní činnosti z registračního systému Českého svazu házené (dále jen „ČSH“).

IV. Právní důvod a účel zpracovávání osobních údajů

 Výše uvedené osobní údaje zpracovává klub zejména za účelem a z těchto právních důvodů:

– vedení seznamu členů dle stanov klubu.

– registrace členů klubu u organizací, kterých je klub členem (např. ČSH, Česká unie sportu – dále jen „ČUS“).

– organizace předmětu činnosti klubu, tedy tréninkového procesu, přihlašování a účasti na soutěžích organizovaných ČSH (včetně identifikace hráče v rámci soutěže – hráčská registrace) a dalšími subjekty, na turnajích a dalších sportovních akcích.

– zpracování přehledů členské základny pro orgány státní správy a samosprávy, ČSH, ČUS, MŠMT a další orgány, jejichž oprávnění je dáno právním řádem ČR, a pro účely podávání žádostí o dotace u těchto institucí, přičemž těmto institucím je klub oprávněn osobní údaje pro uvedené účely předat:

– vyřizování pojištění členům klubu.

– plnění účetních a daňových povinností klubu.

– plnění právních a smluvních povinností klubu.

– řízení a správa/provoz klubu, zajišťování oprávněných zájmů klubu a jeho členů, ochrana právních zájmů klubu, pojistná agenda klubu, bezpečnost a ochrana majetku klubu a členů klubu.

– marketing, propagace a reklama klubu, především v tisku a v dalších médiích, včetně klubových internetových stránek www.hazena-pv.cz (dále jen „klubový web“), sociálních sítích a dalších veřejných komunikačních kanálech.

– vytváření propagačních a informačních klubových materiálů, sestavování výročních zpráv.

– zasílání informací členům klubu o veškerých klubových akcích.

– informování veřejnosti o trenérském a hráčském obsazení jednotlivých kategorií (soupisky hráčů obsahující jejich jméno, příjmení, datum narození a fotografii jsou zveřejněny na klubovém webu.

  V. Hlavní zásady zpracování osobních údajů

 Při zpracovávání osobních údaje subjektů postupuje klub dle těchto zásad:

- zásada zákonnosti, korektnosti a transparentnosti

(klub zpracovává osobní údaje korektně a zákonným a transparentním způsobem).

- zásada přesnosti

(klub zpracovává pouze přesné osobní údaje a osobní údaje průběžně aktualizuje).

- zásada účelového omezení

(klub zpracovává osobní údaje pouze pro vymezené účely a současně je dále nezpracovává jiným způsobem).

- zásada omezení uložení

(klub zpracovává osobní údaje pouze po nezbytnou dobu nutnou pro zpracování, příp. po dobu stanovenou právními předpisy).

- zásada minimalizace údajů

(klub zpracovává osobní údaje pouze v rozsahu, který je pro účely zpracování osobních údajů nezbytný).

- zásada integrity a důvěrnosti

(klub zpracovává osobní údaje pouze způsobem zajišťujícím náležité zabezpečení osobních údajů před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením).

- zásada odpovědnosti

(klub je odpovědný za dodržování výše uvedených zásad zpracování a za soulad zpracování osobních údajů v souladu s právními předpisy).

VI. Kdo má přístup k osobním údajům spravovaných klubem

Klub zpřístupňuje osobní údaje především svým zaměstnancům a orgánům klubu (výbor, předseda klubu) v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností a v souvislosti s plněním povinností dle stanov klubu, při kterých je nutné nakládat s osobními údaji. Zaměstnanci a orgány spolku (výbor, předseda klubu) přitom mají v uvedené souvislosti přístup k osobním údajům jen v rozsahu nezbytném pro plnění jejich úkolů. Osobní údaje jsou dále předávány třetím osobám, které se podílejí na zpracování osobních údajů v případech, kdy k zajištění činností využívá klub třetí osoby.

 Jedná se například o:

- osoby zajišťující technický provoz určité služby či provozovatelé technologií.

- poskytovatele daňového a právního poradenství, poskytovatelé služeb mzdové agendy či auditoři.

- obchodní partnery či sponzory, kteří se podílejí na organizaci klubových akcí.

 Klub vždy před předáním osobních údajů třetí osobě uzavře písemnou smlouvu, která zajistí ochranu osobních údajů při takovém zpracování. Pokud má třetí osoba sama postavení správce údajů, smlouva se neuzavírá.

VII. Doba uložení (zpracování) osobních údajů

 Klub zpracovává osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná s ohledem na účely zpracování osobních údajů.

 V případě zpracování osobních údajů na základě zákonných povinností, jsou osobní údaje zpracovávány po dobu určenou právními předpisy, a to zejména daňovými a účetními.

 V případě plnění smlouvy jsou osobní údaje zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu a následujících 10 let po ukončení tohoto smluvního vztahu z důvodu případných budoucích nároků zúčastněných stran.

 V případě oprávněného zájmu klubu zpracovává klub osobní údaje po dobu stanovenou dle jednotlivých účelů individuálně, maximálně však po dobu 10 let.

 V případě udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů (tj. pokud ke zpracování nebyl právní důvod, avšak subjekt dobrovolně souhlasil) zpracovává klub osobní údaje pouze po dobu uvedenou v tomto souhlasu.

VIII. Práva subjektu ve vztahu k ochraně jeho osobních údajů

 Členové klubu, tj. hráči a jejich zákonní zástupci, dále pak smluvní partneři klubu a další subjekty, jejichž osobní údaje klub zpracovává, mají tato práva:

 – subjekt nemá povinnost poskytnout své osobní údaje (pokud se jedná o údaje, které klub má důvod požadovat pro plnění právních povinností, uzavření a plnění smlouvy či z důvodu oprávněných zájmů, má klub v případě jejich neposkytnutí právo odmítnout žádost o členství v klubu).

– subjekt má právo kdykoliv odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů.

– subjekt má právo na přístup k osobním údajům.

– subjekt má právo osobní údaje opravit či doplnit.

– subjekt má právo požadovat omezení zpracování.

– subjekt má právo vznést námitku proti zpracování.

– subjekt má právo požadovat přenesení údajů.

– subjekt má právo být informován o porušení zabezpečení osobních údajů v určitých případech.

– subjekt má právo na výmaz osobních údajů v určitých případech.

– subjekt má právo podat stížnost proti zpracování osobních údajů.

IX. Platnost a účinnost těchto zásad

 Tyto Zásady byly schváleny výborem klubu dne 5. 10. 2018, s účinností od 5. 10. 2018.

 Aktuální znění Zásad je uloženo v sídle SK HFP Prostějov, Brněnská 2, 796 01 v Prostějově a je zpřístupněno na internetových stránkách klubu.

 Text Zásad může být průběžně měněn a doplňován.